Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

График отпусков как правильно составить

Как составить график отпусков: предварительный этап

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска. Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков. Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

  • соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
    • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
    • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
    • несовершеннолетние работники;
    • почетные доноры РФ;
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск совместно с мужем;
    • ликвидаторы Чернобыльской аварии;
    • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.

Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания. К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время. Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

  • организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период — это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

Подписывает график начальник службы управления персоналом. Затем согласовывается с профорганом (при наличии) и утверждается руководителем.

График отпусков как правильно составить

Все мероприятия по планированию очередности ухода в отпуск сотрудников на будущий год компании необходимо завершить как минимум за две недели до окончания текущего года, т. е. график отпусков утверждается не позднее 17-го декабря включительно.

Руководителям предприятий с пятидневной рабочей неделей датировать утверждение графика отпусков следует рабочим днем, поскольку если этой датой будет выходной день, то при возможной проверке компании трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы по поводу выхода на работу в выходной день и оплаты труда в установленном законом двойном размере.

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

  • оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
  • не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.
Еще по теме  У меня есть несколько почетных грамот от завода 40 лет стажа я имею право на звание ветерана труда

График отпусков является тем документом, на основании которого работник получает гарантированное право на отдых. Нужен ли ИП график отпусков? Индивидуальные предприниматели, использующие наемный труд, обязаны составлять распорядок отдыха подчиненных. Это помогает избежать путаницы и споров при определении очередности отпусков. Кроме того, инспекция труда вправе проверить данную документацию.

Если хозяйствующий субъект не ведет график, то к нему могут быть применены соответствующие санкции. Минимальная сумма штрафа за отсутствие документа – 1 000 руб. Нужен ли ИП график отпусков, если у него задействована небольшая численность работников? Да, даже если трудоустроено два или три человека, предприниматель должен представить документ инспекции труда. Если ИП не использует наемный труд, то он освобождается от этой обязанности.

График отпусков необходимо составлять особо тщательно. Часто на практике это правило игнорируют хозяйствующие субъекты. На небольших предприятиях сотрудники освобождаются от трудовых обязанностей на основании заявления и идут в отпуск на следующий день. Это неправильно, так как работнику положены выплаты от ИП не менее чем за три дня до начала отдыха.

График отпусков ИП составляет до начала нового календарного года, но не позже, чем за две недели до его наступления. Допустим, график на 2018 год должен быть готов до 15 декабря 2017 года.

Законодатель не требует соблюдения четкой формы документа. Предприниматель вправе разработать свой график отпусков или использовать уже готовый формуляр, утвержденный Госкомстатом в 2004 году. Основное требование – наличие документа на предприятии, соблюдение очередности предоставления отдыха подчиненным и документальное отражение в нем всех текущих изменений.

На больших предприятиях готовится приказ о создании графика отдыха персонала на следующий год. Предприниматель сам решает, нужен или нет ему этот документ. Актуально издавать распоряжение при большой численности сотрудников. Как составить, заполнить и утвердить график отпусков ИП? Образец заполненного документа представлен ниже.

График отпусков как правильно составить

Прежде чем приступить к его составлению, работодатель обязан:

  • подсчитать количество дней, положенных подчиненным для ежегодного отдыха (по закону их не может быть менее двадцати восьми);
  • проверить, есть ли у работников преимущественное право на выбор даты освобождения от трудовых обязанностей (допустим, несовершеннолетние сотрудники, почетные доноры или иные льготные категории граждан);
  • согласовать очередность отпусков между работниками, желательно при этом попросить персонал изложить свои пожелания касательно дат отдыха письменно.

Льготные категории сотрудников вправе первые выбирать удобное время отдыха. Когда каждый работник ИП определился с датой, все разногласия будут улажены, следует приступить к заполнению графика. Унифицированный документ Т-7 имеет форму таблицы и содержит 10 граф. Заполняются они на протяжении года постепенно, по мере ухода сотрудников в отпуск.

Еще по теме  Образец заявления на алименты

Что необходимо отразить в таблице:

  1. В первой графе указывается полное название структурного подразделения. Предприниматель может оставить ее пустой.
  2. Вторая, третья и четвертая колонки – полное наименование должности, фамилия работника, присвоенный табельный номер. Записываются все сотрудники, работающие на условиях трудового договора. В том числе лица трудоустроенные менее полугода назад.
  3. В пятой колонке указывается общее количество дней, положенных работнику в качестве основного и дополнительного отдыха.
  4. Вместо даты предполагаемого отпуска может быть написан только месяц. В этом случае работник обязан предупредить руководителя о желаемом дне ухода на отдых путем подачи заявления.

Остальная часть графика заполняется на протяжении календарного года. Утверждается документ подписью хозяйствующего субъекта.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

В течение года в документ вносятся корректировки, которых нельзя избежать при нормальной деятельности предприятия. Это внутренние перемещения подчиненных, прием новых кадров, изменения в датах. Как внести изменения в график отпусков? Для этого предназначены графы 7–10 таблицы. В седьмой колонке указывается фактичное время ухода в отпуск. Оно может и не совпадать с датой, указанной ранее, но для этого должно быть документальное основание, указанное в следующей графе.

В примечаниях может быть указана различная информация, допустим, о дополнительных днях отдыха, оставшихся с прошлого года. При приеме нового сотрудника предприниматель может внести соответствующие изменения в график. Обязательно ли делать подобные корректировки? Нет. Законодатель не обязывает хозяйствующего субъекта вносить нового работника в таблицу, сделать это можно в следующем году. Если же сотрудник пожелает отправиться в отпуск, он может быть предоставлен по заявлению и договоренности с руководителем.

При увеличении дней отпуска работникам или вследствие больших кадровых перестановок, целесообразно составить дополнительный документ, включающий произошедшие изменения. Правильное ведение графика поможет избежать штрафов в случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов.

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

  • Совет № 5. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 укажите, на основании какого документа переносится отпуск. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. Дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7. 
  • Совет № 6. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основания — согласие на отзыв от работника, а также приказ об отзыве. 
  • Совет № 7. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Основания для внесения изменений в график отпусков: заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части. Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.
  • Совет № 8. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут заявление работника и приказ на отпуск.
  • Совет № 9. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.
  • Совет № 10. Для новых работников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых работников.
  1. Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика и их это устраивает. 
  2. Если несоблюдение графика ухудшает положение работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
Еще по теме  Компенсация дополнительного отпуска при увольнении

Онлайн-обучение для кадровика

Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе.

Посмотреть программы

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Существует унифицированная форма графика (№ Т-7). В настоящее время ее обязательное применение не требуется, компании вправе использовать ее или разрабатывать собственные, удобные для них формы. Главное условие, выдвигаемое законодателями – применяемые документы должны соответствовать требованиям закона «О бухучете» от 06.12.

В график отпусков вносят сведения о времени предоставления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также информацию о их переносе. К моменту утверждения графика первые 6 граф, тех, что касаются сведений о контингенте и планируемых датах (месяцах) отпусков, должны быть заполнены.

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года. Так в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск, а 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе.

Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления. В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и т.п.

Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:

  • для должностных лиц и предпринимателей — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для предприятий – от 30 до 50 тыс. руб. 

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *