Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Как исправить ошибки при заполнении трудовых книжек

Хранение документов и их выдача на руки

Трудовая книжка заполняется при первом устройстве на предприятие или в какую-либо организацию специально назначенными сотрудниками компании. Существуют определенные правила работы с трудовыми книжками, которые регламентируются некоторыми нормативными актами:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации}
  • Постановления правительства Российской Федерации}
  • Постановления Минтруда Российской Федерации.

Это именно те три основных документа, которые должен знать каждый кадровый работник, в них можно найти ответы на все вопросы, которые возникают при заполнении трудовой книжки, выявлении ошибок или противоречий.

Если же ошибка обнаружена при заполнении личных данных о работнике, то для того, чтобы доказать принадлежность ее именно данному гражданину, ему необходимо будет обратиться в суд. При положительном решении можно будет ее восстановить и не потерять данные и трудовой стаж.

Существуют не только правила ведения и заполнения трудовой книжки, но и правила хранения и выдачи трудовой книжки гражданину. Выдается она на руки только после того, как в ней сделана запись об увольнении данного работника с предприятия. Выдать документ должны в последний день работы сотрудника с произведенными в ней записями по всем правилам.

За невыполнение таких простых правил работодатель может понести административную или материальную ответственность. Гражданин, которому работодатель не выдает трудовую книжку, может обратиться в суд, и закон в этом случае будет на его стороне. Невыдача трудовой книжки в установленные законом сроки – это нарушение закона о труде и прав человека, в этом случае пострадавшее лицо может требовать выплаты моральной компенсации, а также зарплаты, которую он не смог получить из-за отсутствия трудовой книжки.

Законодательная база

Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:

  1. Трудовой кодекс РФ;
  2. Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
  3. Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

Трудовой кодекс в статье 66 определяет трудовую книжку, как основной документ, хранящий в себе сведения о трудовой жизни гражданина. Поэтому работодатели при приеме на работу нового сотрудника обязаны издать соответствующий приказ и на его основании внести запись в его трудовую книжку. Исключение составляет лишь работа по совместительству.

Поскольку этот документ ведется на протяжении всей трудовой деятельности гражданина, то все записи, вносимые в документ, не должны вызывать нареканий со стороны органов, осуществляющих проверку. Поэтому допущенные ошибки необходимо исправлять вовремя и в соответствии с Инструкцией по заполнению.

Как исправить ошибки при заполнении трудовых книжек

Не все кадровики относятся внимательно к внесению записей в трудовую книжку, не придают значения нумерации, точности информации, связанной с приемом, переводами и увольнением. Но в конечном итоге все эти ошибки могут вылиться в отказ от рассмотрения таких записей при назначении пенсии.

Особенно это важно, когда гражданин трудился фактически на вредных и опасных работах, а запись оказалась неверной. В соответствии с действующим законодательством такую запись придется уточнять или специалисты пенсионного фонда будут вынуждены отказать гражданину в досрочном выходе на пенсию.

Некоторые правила заполнения трудовых книжек

Существуют определенные правила, нормы и требования при заполнении трудовой книжки.

  1. В трудовой книжке не допускаются сокращения. Все личные данные – фамилия, имя и отчество заполняются полностью, ошибки здесь не допускаются, необходимо все тщательно проверять.
  2. Даты в трудовой книжке пишутся в виде восьми арабских цифр, и никак иначе. Например, если дата рождения работника 12 марта 1987 года, тогда в трудовой книжке данная запись будет иметь следующий вид: 12.03.1987.
  3. Обязательно наличие подписи работника и первого работодателя, который заполнял титульный лист трудовой книжки, а также печать организации.
  4. Обязательно в трудовой книжке должна быть указана дата ее заполнения, и что важно на данном этапе, так это то, что дата заполнения должна быть не позже пяти рабочих дней работы гражданина на данном предприятии.

Это некоторые самые важные требования, на которые обращают внимание. Но возникает вопрос, что делать, если возникли ошибки при заполнении трудовой книжки? Такие случаи встречаются довольно часто и самое главное – вовремя их обнаружить, иначе могут возникнуть неприятные для владельца данного документа последствия.

Если имеет место ошибка в трудовой на титульном листе, то исправлять ее имеет право тот работодатель, который ее допустил.

Как исправить ошибки при заполнении трудовых книжек

Существуют такие варианты, когда ошибка в заполнении трудовой книжки исправляется по месту текущей работы работодателем. Но это производится только при наличии официального документа, который подтверждает, что указаны неверные данные.

Но существуют также и правила внесения изменений в трудовую книжку или исправление ошибок. Все эти действия производятся строго при наличии официального документа, который подтверждает достоверность новых данных.

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

  1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

  • связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
  • об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.
Еще по теме  Обжалование решения апелляционного суда

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

  1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

  • подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
  • запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
  • запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Самые распространенные ошибки, которые могут возникнуть при заполнении трудовой книжки работника

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть самыми разнообразными, но существует перечень таких, которые наиболее часто встречаются в практике.

  1. Ошибки при внесении личных данных о работнике, в фамилии, имени или отчестве написана неправильная буква. Например, вместо «е» могут вписать «ё». Чтобы их избежать, нужно переписывать личные данные только из документа – паспорта, свидетельства о рождении.
  2. Использование при написании даты римских или буквенных написаний, а также вместо восьми арабских цифр может быть указано всего лишь шесть, например, 12.03.87.
  3. Очень часто встречаются случаи, когда не вписываются сведения об образовании или они записаны неверно.
  4. Неправильно вписаны профессия и специальность. Эти данные необходимо вносить строго из документа об образовании работника.
  5. При заполнении документа данного типа необходима именно подпись того, кто производил внесение данных. Иногда на месте подписи стоит просто фамилия – это неправильно.
  6. Ошибкой считается отсутствие печати организации, которая заполняла титульный лист трудовой книжки.

Как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате?

Здесь необходимо руководствоваться требованиями нормативных документов. Если содержание одного документа противоречит другому, то нужно основываться на требованиях того акта, который более высок по уровню.

Как исправить ошибки при заполнении трудовых книжек

Наиболее часто встречающиеся ошибки при заполнении отдельных разделов следующие.

В указанном разделе, чтобы избежать ошибок, необходимо строго соблюдать определенные правила:

  1. Первой записью перед приемом на работу в трудовой делается запись или ставится штамп предприятия. Только после этого можно делать запись от руки о приеме гражданина на работу.
  2. Обязательно указывать порядковый номер записи, нумеруются они по нарастающей. Первая запись (название предприятия) не нумеруется.
  3. Необходимо обращать внимание на правильное заполнение даты. Здесь пишется дата приема работника на должность в формате восьми арабских цифр: первые две – это день приема на работу, вторые две – месяц, последние четыре – это год. Обратите внимание, что в трудовых книжках старого образца дата выглядела несколько другим образом, иногда здесь допускаются ошибки.
  4. Также очень важным моментом является то, что запись в трудовой книжке не делается, если человек работал на данном предприятии меньше пяти рабочих дней. Эти пять дней даются гражданину для того, чтобы окончательно определиться, будет ли он работать именно на данном рабочем месте.
  5. В разделе №3 пишется только информация, касающаяся наименования должности и отдела, в котором будет работать сотрудник.
  6. Раздел №4 повествует о том, на основании каких именно документов выполнено данное действие, будь то прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и так далее.
  7. При внесении записей в трудовую книжку не допускаются сокращения. Все записи делаются полностью. Так, запись об увольнении будет иметь следующий вид: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, статья 52 часть вторая пункт 4 Трудового кодекса Российской Федерации».
  8. После того, как внесена запись об увольнении или приеме на работу или другая любая запись, обязательно пишутся сведения о работнике, который делал данную запись с указанием должности. Обязательна его подпись, а также печать предприятия, но не отдела кадров. После этого должен поставить свою подпись владелец данного документа, тем самым подтверждая свое согласие о внесении изменений.

Также трудовая книжка может быть признана недействительной, если обнаружится, что бланк документа был выпущен позже внесения записей в трудовую книжку.

В трудовой книжке имеется раздел для внесения записей о награждениях. Здесь также необходимо делать их в соответствии с правилами, требованиями и нормами.

Еще по теме  Могут ли уволить многодетного отца

Главным при заполнении данного раздела является то, что записи необходимо вносить только те, которые касаются трудовых заслуг на государственном уровне и не вносятся поощрения материальные и другие. В данном разделе нельзя продолжать делать записи о «сведениях о работе». Если предыдущий раздел закончился, то необходимо вклеить вкладыш.

Ошибка при заполнении трудовой книжки

Согласно п.1.2 Инструкции по заполнению ТК для исправления ошибки в дате приема или увольнения следует в следующей свободной строке внести исправительную запись, свидетельствующую о признании ошибочной записи недействительной. Оформляется она следующим образом:

  • графа 1 – проставляется номер по порядку вслед за последней записью.
  • графа 2 – дата приема на работу, которая является правильной;
  • графа 3 – написать информацию о том, какая информация была ошибкой «Запись за номером ___ недействительна». Следом вносятся правильные сведения;
  • графа 4 – документ, на основании которого запись была внесена. Она обычно совпадает с приказом о приеме на работу.

Запись недействительна в трудовой книжке — образец 2020 года

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Интернет-Право» (ООО «Интернет-Право»)
11 10 01 2020 Принят в отдел корпоративного права на должность юрисконсульта Приказ от 12.01.2020 № 33-п
12 11 01 2020 Запись за N 11 недействительна. Принят в отдел корпоративного права на должность старшего юрисконсульта с 12.01.2018 Приказ от 12.01.2020 № 33-п

Такой же порядок действует и при исправлении записи об увольнении.

Что не подлежит исправлению?

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

  • Порядковый номер.
  • Дата.
  • Основная информация.
  • Номер приказа и дата его издания.

В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.

Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.

В пункте 27 Правил №225 указано, что ошибки в книжке должны исправляться бывшим работодателем. Но иногда это невозможно. В данном случае исправленная запись может вноситься новым работодателем. Но делается это на основании документов с прошлого места работы.

В пункте 29 Правил №225 указано, что записи в книжку вносятся на основании таких документов, как трудовой договор, приказ руководителя о приеме на работу/увольнении. Записи в трудовой книжке и данные в бумагах должны соответствовать друг другу.

Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.

У работника есть следующие варианты действий:

  • Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
  • Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.

Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.

Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.

Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.

Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.

Еще по теме  Виды и продолжительность рабочего времени по Трудовому кодексу

Ниже приведены примеры распространенных ошибок, введенных руководителем или кадровиком.

Помарки и ошибки могут обнаружиться в дате рождения, которая указывается на титульном листе. Работодатель, заметивший неточность или невозможность однозначно истолковать какую-либо из цифр, может зачеркнуть дату и над ней сделать правильную запись. Такое право следует из п. 26 Правил ведения трудовых книжек.

На титульном листе указывается дата заполнения или открытия трудовой книжки. В ней кадровый работник чаще всего допускает ошибку на стыке годов. Например, с наступлением нового года, когда еще не успели перестроиться, указывают старый год. Обнаружить такое несоответствие можно, только сопоставив первую запись в трудовой книжке с датой на титульном листе.

Исправить ее может работодатель, который оформил трудовую книжку, либо он же выдаст справку по учету движения бланков ТК. Только на основании такой справки работодатель, у которого в настоящий момент трудится гражданин, сможет внести изменения.

Выше мы описывали, каким образом вносятся изменения, связанные с личными данными работника. При смене фамилии прежняя зачеркивается сплошной чертой и рядом прописывается новая.

Информация о смене фамилии и основании заносится на внутреннюю часть обложки. Запись обязательно заверяется следующим образом:

  • указывается должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • ответственное лицо ставит свою подпись;
  • проставляется печать организации.

Образец исправления

Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сидорова» на основании свидетельства о заключении брака от 20.04.2020 IV-МЮ N 123456, выданного Кутузовским отделомЗАГС Управления ЗАГС Москвы

Специалист по кадрам Кириллова

Печать (Подпись)

Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ТК № 1594567

Фамилия Петрова Сидорова
Имя Анна
Отчество Леонидовна
Дата рождения 23.04.1987
Образование высшее профессиональное
Профессия, специальность юриспруденция
Дата заполнения 20.02.2020
Подпись владельца книжки Петрова
М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек
Назаренко

В случае изменения наименования работодателя обязательно вносятся сведения об этом во все трудовые книжки работников, трудящихся в организации на данный момент. Процедура регламентирована п. 3.2 Инструкции о заполнении:

  • производится запись отдельной строкой;
  • в разделе сведений о работе (графа 3) отображается информация о переименовании с указанием нового и даты изменения;
  • в графе 4 должны содержаться сведения о документе, на основании которого произошло переименование.

При этом следует обратить внимание, что запись производится в строке без номера.

Сведения о переименовании работодателя

Образец заполнения

№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Акционерное общество «Интернет-Право» (АО «Интернет-Право»)
1 20 02 2020 Принят в отдел корпоративного права на должность юрисконсульта Приказ от 20.02.2020 № 12/17
Акционерное общество «Интернет-Право» (АО «Интернет-Право») с 21.02.2020 переименовано в акционерное общество «Правовое поле» (АО «Правовое поле») Протокол общего собрания акционеров от 15.02.2020 № 4

Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.

Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов. Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична. Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему. Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника.

Заполняем трудовую книжку без ошибок

Такое кредо должно стать главным правилом профессионального работника отдела кадров. Это поможет не только работнику отдела кадров сэкономить свое время и нервы, время своего начальника, но и избежать неприятностей владельцу данного документа и сохранить нормальные отношения с коллегами.

Если возникли все же ошибки при заполнении трудовой книжки, то исправить их можно и нужно исключительно законными методами. Только соблюдение всех правил, требований и норм при заполнении трудовой книжки, а также при внесении изменений или исправлении ошибок поможет вам сохранить сведения о вашей трудовой деятельности. Так без проблем в дальнейшем можно будет определить трудовой стаж, который обязателен при начислении выплат после выхода на пенсионное обеспечение.

Трудовая книжка является официальным документом, поэтому ее ведение, хранение и заполнение необходимо доверять только ответственным сотрудникам, которые знают все основные правила и четко их соблюдают. Это очень важно для владельца документа, и при несоблюдении этих правил каждый гражданин, права которого ущемлены, имеет право обратиться в суд, чтобы защитить свои права, а возможно, и получить моральную компенсацию.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *